ÚJ! A közösségi irodák IT kihívásai
megosztás-hatékonyság-flexibilitás-kooperáció
Szerző: TCI Olvasási idő: 4 perc
Nem csak a világ nagyvárosaiban, Berlinben, Amszterdamban, vagy Londoban, de Budapesten és egyes vidéki nagyvárosokban is gombamód szaporodnak a közösségi irodák. Ezen munkahelyek IT-infrastruktrájáról azonban már kevesebb szó esik - a "Coworking Europe Amsterdam 2018" ezt a témát vette górcső alá.
Ha coworking irodáról beszélünk, biztosan előbb gondolunk egy kellemes teakonyhára modern kávéfőzőgéppel, esetleg sörcsappal, mint a helyi IT-infrastruktúrára. Lássuk, miben különböznek egy közösség iroda IT-kihívásai egy klasszikus vállalatétól, és szükséges-e a coworking irodát üzemeltetőknek saját IT-személyzetről gondoskodniuk.
Egy közösségi iroda informatika igényei természetesen nagyban különböznek egy vállalatétól, de korántsem tartogatnak kevesebb kihívást. A coworking irodát leginkább olyan vállalattal hasonlíthatjuk össze, amely 100% BYOD-stratégiát követ. (A mozaikszó a "Bring Your Own Device" - azaz a "hozd a saját eszközödet" kifejezésből ered.) Nehezítő körülményként számolni kell azzal is, hogy a felhasználók személye sűrűn változik, a helyi informatikára vonatkozó szabályozások érvényesítése pedig ezáltal szinte lehetetlenné válik. Míg a vállalatok menedzserei esetleg épp az optimális időgazdálkodással vannak elfoglalva, egy coworking iroda rendszergazdája azon dolgozik, hogy a felhasználó minden erőforráshoz minden időben megfelelően hozzáférjen - gondoljunk csak egy konferenciaterem használatára rendezvény esetén.
A Coworking rendszer
A fentiek ellenére alig találunk olyan coworking irodát, amelyben IT személyzetet alkalmaznak. A jelenség egyik oka lehet, hogy időközben felhőalapú szolgáltatások széles kínálata vált elérhetővé, ezek pedig a coworking irodák közel teljes igényét lefedik.
A tavalyi "Coworking Europe" konferencián 2018. őszén közel 500 résztvevő - köztük számos neves coworking iroda üzemeltető - keresett új megoldásokat az IT-üzemeltetésre. Egy pódiumbeszélgetés keretei között keresték a legjobb technológiai megoldást a tárhelyüzemeltetés automatizálására a közösségi szektorban.
A beszélgetés résztvevői - úgymint Rick Voogt (Clay), Gilbert Hödl
(Tapkey), Stefan Scheuerle (Sensorberg), Saurabh Mohal (Néxudus), Jacob Dalhoff
(MatchOffice) és Christoph Hammer (ezeep) - a téma jeles szakértői egyeztettek a coworking irodák IT menedzsment szekciójában.
IT helyett Felhő
A panelbeszélgetésben közmegegyezés mutatkozott abban a tekintetben, hogy a közösségi irodáknak nincs szükségük saját IT személyzetre, sokkal inkább személyre szabott ajánlatokra a felhő alapú szolgáltatások tekintetében. A coworking irodák palettájukon mintegy automatikusan kínálják a mindenkori speciális know-how-jukat az egyes felhasználóknak. Ezek a szolgáltatások azonban természetesen nem ingyenesek, - ugyanúgy kalkulálni szükséges velük, mint a folyóvízzel, árammal vagy a bérleti díjjal.
Egy jól működő, progresszív IT-infrastruktúra azonban akár a legfontosabb megkülönböztető jegye is lehet a piacon egy coworking irodának.
A Nexudus és az ezeep például különféle szolgáltatásait egy platformra integrálja. Így a Néxudus regisztrált ügyfelei automatikus hozzáférést élveznek a nyomtatóállomásokhoz, a nyomtatott oldalak pedig automatikusan feltüntetésre kerülnek a számlán. Ehhez hasonló a Tapkey, Clay és Sensorberg integrációs rendszere is, melynek használata során a megfelelő platform kiválasztását követően IT-környezetünk kvázi automatikusan konfigurál a választott helyhez.
Coworking és az adatvédelem
Az adatvédelem témája sem maradt el a beszélgetés során, hiszen a coworking irodák egy sor személyes adatot kezelnek, melyek a 2018-ban életbe lépett adatvédelmi EU rendelet (GDPR) nyomán új megvilágításba kerülnek. A közösségi irodák üzemeltetőinek tehát saját személyzetüket kell adatvédelmi irányelveiknek megfelelően képezniük, - avagy, megtanítani, miként járjanak el tagjaik személyes adataival. Egy ilyen jellegű workshop az ügyfelek, a felhasználók számára is csak pozitív felhanggal zárulhat, - segítheti a személyes adatvédelem témájának megismerését, megértését.
Fontos, hogy az IT -menedzsmentszolgáltató kiválasztásánál is figyelmesen járjunk el az adatvédelem témájában. A mindenkori partnerrel szerződéskiegészítést szükséges aláírnunk a személyes adatok kezelését, feldolgozását illetően.
Coworking iroda - új lehetőség a vállalatok számára
Profitálhatnak a vállalatok a coworking irodák használatával?
Igen, hiszen a közösségi irodákat, a jövő munkahelyeit naponta használják világszerte.
Dinamikus térhasználat, team-eken átívelő kommunikáció, projekt-csoportok együttműködése...
vállalatok ezrei törekednek mindezek megvalósítására. A könnyedség, melyet
a coworking irodák IT infrastruktúrája
kínál, még motiváló környezetet is adhat a munkavállalónak. Az infrastruktúra
megnyitásával, - például azon munkavállalók esetében, akik időnként home office
formában dolgoznak - növekedhet a kollégák teljesítménye. Egyes vállalatok már
ma is komplett részlegeket szerveznek ki közösségi irodákban történő
munkavégzésre - következő lépés az
eddigi tapasztalatok felhasználása és az előremutató megoldások átültetése.